皖南医学院档案日常管理工作细则
第一章 总 则
第一条 为加强档案日常管理，有效利用和保护档案，提高综合档案室工作水平，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等有关法律法规，制定本办法。
第二条 本办法适用于综合档案室档案管理工作，学校所有的专职、兼职档案员都应遵守本办法。
第二章 档案立卷归档
第三条 凡是反映学校职能活动和中心工作的文件资料都应归档，任何人不得拒绝归档或者占为己有，综合档案室不得拒绝接收。
第四条 严格执行部门立卷、定期归档、集中保管的工作要求，各部门兼职档案员负责本部门形成文件资料的积累、立卷、归档工作。
第五条 立卷方法要符合规范，归档的文件要齐全、完整，案卷质量和合成材料要符合《皖南医学院关于档案材料归档工作有关规定》。
第六条 对归档范围内的文件材料要按党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财务、声像门类、载体和不同保管期限，科学编写档号，分别排列。
第七条 遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间有机联系，区别不同价值，进行科学管理，充分利用。
第八条 党政部门和按年度归档的部门在次年六月底前归档；教学部门和按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档；科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
第九条 综合档案室接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间、交接双方要签名盖章。
第三章 档案查阅与利用
第十条 档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解本校各项工作对档案利用的需要，积极做好档案查阅、利用工作。
第十一条 开展档案史料编研工作，积极配合有关部门编制组织沿革、大事记、基础数字汇编、文件汇编和专题汇编。
第十二条 规范档案的查阅、利用，查阅档案需填写《档案借阅登记簿》。外单位查档须持单位介绍信，写明查阅理由和要求，经档案室主任批准，方可登记查阅。凡委托他人查阅档案的需规范填写《查档委托书》。
第十三条 从严掌握档案外借，机密、珍贵档案以及照片、录像带、录音带的原件不准借出室外。如确属工作需要，应经办公室负责人批准后，办理借出手续后方可外借。
第十四条 学校财务人员查阅财务档案，须经财务处负责人签字同意；非财务人员查阅财务档案，须经分管校领导和财务处负责人签字同意。
第十五条 查阅校党委会、院长办公会会议记录须分别经校党政主要负责人签字同意。
第十六条 查阅密件须经分管校领导签字同意。
第十七条 启用印章须出具书面申请并经分管校领导签字同意。
第十八条 档案借出使用时间限于一周，不得拖延，借阅人要维护所借档案的完整与安全，不得转借和私自影印、复印，不得损坏、丢失，不得拆封、抽取等，归还时要认真清点和逐页检查，并及时注销，若有毁损情况，根据情节轻重进行处理。
第十九条 调阅的档案，须做好保密工作，不得擅自扩大阅读范围，原则上不得摘录、复印，禁止买卖档案。
第四章 档案安全与保密
第二十条 强化档案库房的防护措施，保证档案安全，原则上非本室工作人员不得入内。
第二十一条 严格落实档案库房防盗、防火、防潮、防水、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光和防污染的“十防”措施，库房内安置温、湿度计，每天定时测记。库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在45-60%之间。
第二十二条 全部档案均应存放在档案柜里，不得把档案随便丢放和带出办公室，定期打扫库房卫生，保持库房与档案的清洁和整齐，不得堆放与档案无关的物品。
第二十三条 每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，切实做好安全防范工作。
第二十四条 定期对档案室的专职和兼职档案员进行安全和保密培训，提高应对突发安全问题的能力。
第二十五条 禁止私自动用档案库房的消防器材，并按要求定期检查更换，发现安全隐患问题及时上报处理。
第二十六条 档案室专职和兼职工作人员不得将保管的档案材料内容和内部情况告诉外人。
第二十七条 严格执行档案库房、办公室、阅卷室“三分开”制度。
第二十八条 不得泄露电子档案系统的账号和密码，定期更改密码。
第二十九条 定期对电子档案进行安全备份，防止电子档案丢失，涉密档案不得提供网上查询服务。
第三十条 与第三方委托机构进行档案整理、开发利用和数字化等服务时，要与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对委托方进行监督。
第五章 档案人员管理
第三十一条 立卷部门应督促本部门、单位有关人员注意平时各类文件材料的形成积累和兼职档案人员的立卷归档工作。
第三十二条 积极学习档案相关专业知识和规章制度，加强对专、兼职档案员的相关专业知识培训，提高专、兼职档案员的业务水平和工作能力，做好档案信息资源的开发和规章制度的编写工作。
第三十三条 严格遵守档案工作的职业操守，档案工作人员调动工作时，必须将所保管的档案进行清点、造册，办理移交手续。
第六章 附 则
第三十四条 本办法由办公室负责解释。
第三十五条 本办法自印发之日起施行。
校办公室
2021年11月8日
