皖南医学院档案管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为加强我校档案工作，规范档案收集和整理工作，有效保护和利用档案，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《安徽省档案条例》《安徽省高等学校档案管理实施办法》，结合我校工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称的档案，是指皖南医学院在教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式、载体的历史记录。
第三条坚持中国共产党对档案工作的领导。高校档案工作是高等学校重要的基础工作，学校应当加强档案管理工作，将其纳入学校的整体发展规划，纳入相关管理制度，将学校档案事业的发展列入学校预算，在人员、经费、库房、设备各方面给予保证。
第四条 学校各类档案必须遵循统一领导、集中管理的原则，任何部门（单位）和个人不得将应归档的材料截留在本部门（单位）或据为已有，维护学校档案的完整与安全，便于开放利用。
第五条 学校和全校师生都有保护学校档案的义务，享有依法利用学校档案的权利。
第六条 加强学校档案的宣传教育，增强全校师生的档案意识，鼓励和支持学校档案工作人员与其他档案工作单位开展交流与合作，推动档案科技进步与技术创新。
第七条 学校积极鼓励社会力量参与和支持学校档案事业的发展，对在档案收集、整理、保护、利用等方面做出突出贡献的集体和个人按照有关规定给予表彰和奖励。
第二章 机构设置与人员配备
第八条 学校设立档案工作委员会，由院长任主任委员，分管校领导任副主任委员，各部门、单位档案分管领导为成员。委员会负责组织、协调全校档案工作。
第九条 学校综合档案室隶属于办公室，既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门，又是永久保存本校档案并提供使用和服务的部门，同时还承担校史馆爱国爱校教育、校史校情教育等任务。
综合档案室的主要职责是：
(一)贯彻执行国家和省有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
(二)指导、监督、检查校内各单位归档材料的立卷归档工作，对学校所属机构的档案工作进行监督和指导；
(三)负责对全校不同载体的各类归档材料及重要资料的接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管工作；
(四)编制档案检索工具，编研、出版档案史料，积极开发档案信息资源，组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
(五)做好档案保护工作，确保档案的完整和安全，延长档案使用寿命；
(六)开展档案的开放和利用工作；
(七)建立健全学校档案工作网络，负责对全校专、兼职档案员进行业务培训；
(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；做好校史馆的建设、维护和日常管理；
(九)积极开展档案学术研究和交流活动；
(十)定期对各类档案案卷数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计；
(十一)严格执行档案接收、管理和借阅制度，及时做好登记，随时入库；
第十条 综合档案室专职工作人员须是中共党员，应当遵纪守法，爱岗敬业，应具有国民教育系列大专以上学历和档案业务知识、现代化管理技能。学校专职档案工作人员列入学校事业编制，编制人数按照劳动人事部和国家档案局颁发的《地方各级档案馆人员编制标准（试行）》确定。实行专业技术职务聘任制和职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇，档案专业人员可以按照国家有关规定评定专业技术职称。
第十一条 学校各部门(单位)配备专职或兼职档案工作人员，并建立完善的档案归档制度，并将其纳入教学、科研、管理人员的职责范围内，使得各类档案都能完整、准确、系统的向综合档案室移交本部门、本单位形成的档案材料。
第十二条 学校对长期接触有毒有害物质的专职档案工作人员，应按照法律法规的有关规定采取有效防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按国家和学校主管部门有关规定予以补助。
第三章 档案管理
第十三条 学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，提高学校档案管理水平。档案工作与学校各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、
验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十四条 建立和完善纸质档案材料和各种载体档案材料同步归档制度。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
文件材料的归档范围和保管期限按照安徽省档案局《关于批准皖南医学院文件材料归档范围和文书档案保管期限表的通知》（皖档发[2011]6号），确定档案材料的归档范围和保管期限，对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报院长办公会议批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十五条 学校实行档案材料形成单位（部门）立卷的归档制度。学校各部门、单位负责档案工作的兼职档案员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门、单位分管档案工作领导审核合格后移交至学校综合档案室，综合档案室对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第十六条 各类档案材料归档时间为：
学校各部门档案应当在次年学年结束前归档；
各院系应当在次年学年寒暑假前归档；
科研类档案应当在项目完成后2个月内归档；
基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；
财会类档案应当由会计机构整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后由会计机构移交高校档案机构统一保管。
第十七条 教职员工代表学校在省级以上重大活动中形成的各种载体形式的文件材料，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等，原则上由综合档案室集中管理，综合档案室按照国家有关规定对向学校捐献或代存重要、珍贵档案的个人和集体给予奖励。
第十八条应当归档的材料，按照国家有关规定定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得拒绝归档或者占为己有，综合档案室不得拒绝接收。
第十九条 学校加快推进数字化档案进程，把数字化档案建设纳入学校信息化建设的整体规划，以室藏档案全面数字化为方向，切实推进档案存储数字化。
第二十条 学校综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十一条 档案库房安全管理要明确责任，库房环境和设施要达到要求，做好“九防”（ 防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防高温）；未经批准，非本室人员一律不得进入库房；未经批准，任何人员不得私自将档案携带出综合档案室；涉密档案未经规定程序不得查阅，禁止买卖档案，禁止擅自运送、邮寄、携带和互联网传输出境相关档案材料及其复制件，确需出境的，按照国家有关规定办理审批手续。
第二十二条 学校综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。档案工作如发生突发事件，应当按照《皖南医学院综合档案室突发事件应急处置管理办法》及时处理，立即向分管校领导报告，及时处理。
第二十三条 学校综合档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第二十四条 学校内部机构调整合并、分立、撤销或产生其他变动时，机构负责人和相关工作人员要依法、合理处置档案后才能离开岗位。
第二十五条 校内单位与校外其他单位分工协作完成的项目，协作单位至少需要向学校综合档案室保存一整套档案原件。
第二十六条综合档案室与第三方委托机构进行档案整理、开发利用和数字化等服务时，要与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对委托方进行监督。
第四章 档案的利用和公布
第二十七条 综合档案室所保存的各类档案，主要供本校各单位、师生利用。为充分发挥档案的作用和效益，综合档案室按照《中华人民共和国档案法》的规定，向全校以至社会开放属于开放范围的档案。凡持有合法证明的单位和个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用属于开放范围的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。学校重要、珍贵档案，一般不提供原件，如有特殊需要，应经分管档案工作的校领导批准。对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案、利用涉密的档案，须经学校保密委领导批准。利用寄存的档案需要征得寄存者的同意。
第二十八条 综合档案室为学校及社会利用档案创造便利条件，用于公益目的，一律不收费；集体和个人向综合档案室寄存、捐献的档案，综合档案室优先、无偿提供。编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA／T18-1999)执行)，提供开放档案目录、档案馆指南、计算机查询系统。
第二十九条 综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构，加盖学校综合档案室公章的复制件，与原件具有同等效力。
第三十条 学校综合档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
(一)涉及国家秘密的；
(二)涉及专利或者技术秘密的；
(三)涉及个人隐私的；
(四)档案形成单位规定限制利用的。
第三十一条 学校综合档案室应当积极开展法规政策和档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，需报分管校领导批准。
第三十二条 学校综合档案室应当采取多种形式积极开展档案宣传工作(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)。
第五章 条件保障
第三十三条 档案工作是学校重要的基础性工作，也是学校各项工作的组成部分，学校把档案工作纳入总体发展规划和相关管理制度。
第三十四条 学校将档案工作所需经费单独立项，确保档案工作和设备的经费需要，列入学校预算，保证档案工作的需求；逐步增设专项经费，为综合档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字综合档案室建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第三十六条 对涉密档案、声像、电子等特殊载体档案，按规定设置专门库房、配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施，其中重要的电子档案要进行异地备份保管。确保档案库房自成体系，库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间，适应今后二十年档案保管的需要。
第六章 奖励与处罚
第三十七条 建立档案工作检查、考核制度，明确岗位职责，学校对在档案工作中作出下列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励：
在档案的收集、整理、提供利用、保护和现代化管理工作中做出显著成绩的，被国家、省级行政部门或学校表彰的先进个人和先进集体；
在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的；
同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十八条 有下列行为之一的，学校将对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
篡改、伪造档案的；
买卖、非法转让、交换档案的；
将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；
不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
明知存在安全隐患而不采取不就措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；
发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；
未按规定出具档案证明的；
其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附 则
第三十二条 学生档案等的管理由相关部门、单位按照国家和安徽省有关规定制定相应管理办法。
第三十三条 本办法由办公室负责解释。
第三十四条 本办法自印发之日起施行。
校办公室
2018年9月28日
