2011年档案利用典型事例汇编
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2011年档案利用典型事例汇编
发布人:系统管理员 发布时间:2011-12-28  浏览次数:152

 

基建房改档案为老职工维护了权益,为学校避免财务纠纷提供依据

    2011年3月15日,我校老教授韩某(现定居外地),他希望查询到当年学校为其发放的住房补贴资料,并证实已领过补贴。经国有资产管理处的同志回忆,他是当年第二批一次性发给全额现金货币化分房补贴的17人中一员。经档案室工作人员查阅原始档案,这批资金已于2004年5月8日发放到位,其中就有这位老教授韩某的名字。我们把当年的住房补贴审批表、补贴报告、发放清册及批复一一复印好,交到国资处经办同志手里,他说:这份档案就可以确认韩教授当年已经申请并享受过学校的房改福利,肯定会打消他为此所提的疑虑,也为避免财务纠纷提供了很好的依据。

档案原件证明直属医院关系,为合理免税提供依据

    2011年3月23日,我校附属弋矶山医院在办理购买大型医疗教学仪器时,需查找到当年省革委会同意弋矶山医院为我校直属附属医院的批复原文,根据中国海关总署规定,只有作为直属医院,才有条件申请享受减免税政策。这份档案原件的提供,为我校附属弋矶山医院节省了数十万元的经费。

一份差点成为死档的档案,成为活生生的证明材料解决了燃眉之急

    2011年4月8日,我校教师受徐某委托,查找其在皖医解剖教研室工作经历。徐某现在香港工作,因为申请医师资格,急需出具医学院工作证明。受托人曾是徐某当年同事,之前,他已经去了学校人事部门,查遍了当年文件,却一无所获。抱着试一试的态度,他来到档案室,我们仔细听他讲述,耐心询问,并共同回忆,根据时间和提供的线索,我们打开检索工具,对照文件,锁定查找范围,终于在一份题名为“关于季某等十三位同志定职的通知” 的部门文件中找到了当年徐某定为助教职务的文字。17年前一份不起眼的部门文件经过我们的耐心查阅,最终成为活生生的证明材料,为徐某顺利申请医师资格提供了帮助。在为他高兴的同时,我们又一次感受到了档案工作的重要性和责任感。

为申报高级职称提供关键支撑材料

    2011月6月1日,我校审计处刘某某经批准,来到综合档案室,要求调阅皖南医学院监审处2002―2010年度工作总结及工作计划以及其他相关材料计四十余份,向高级审计师评审委员会报送。刘老师若无法取得这些资料,则评审业绩成果就缺乏支撑材料,那就无法进行高级审计师的评审申报,因此,刘老师非常感谢档案室提供的帮助。

材料齐全,助学生完成出国梦

    2011年8月31日,为顺利申请国外大学,2008届护理系本科(1)班张某某来到综合档案室,要求复印当年在校的成绩册、学籍表、查询毕业证书号及学位证书号,尤其由于其毕业证书一时无法找到,不能提供毕业证书号则无法完成网上申请任务,出国留学一直是张谦子同学的梦想,她已经顺利通过GRE考试及托福留学考试,来综合档案室借阅复制的都是其申请出国留学所必需的材料,张谦子同学认为档案室的材料完整齐全,为她顺利申请出国提供了必备的帮助,特地向我们表示感谢。

学籍档案为学生参加省大运会提供依据

    2011年9月7日,我校学生即将参加安徽省大学生运动会和省大学生篮球联赛暨CUBA省选拔赛,需按组委会要求对学生参赛资格进行审查。体育教研室的老师说明情况后,我们从库房拿出了2007―2010年的省内、省外招生录取名册,按不同录取专业、生源地对24位报名参赛的学生进行查找,工作量大,而且要仔细核对学生的信息。经过认真排查,终于将这些学生名单找到。办好手续后,体育教研室的老师非常感慨地说,档案工作确实需要耐心、细致,你们的档案保存完善,调阅高效,节省了我们多少时间啊!

校歌手稿上了团学代会代表手册,为激发爱校热情做贡献

    我校第十二届团代会、第十届学代会即将召开,2011年9月13日,团委老师来到档案室,为大会代表手册扉页印刷皖南医学院校歌寻找原始资料。皖医校歌早在1998年由我校临床医学专业本科班学生洪晓武同学创作完成,并收录于《中国校歌大系》中。档案室保存有当年作者创作手稿和院长修改稿,也有正式出版的印刷品。这样,团委老师很满意地拿走了校歌复印件。他说,在团、学代会代表手册中印刷校歌尚属首次,这是一个宣传创新思路,为广大学生代表进一步了解我校校情校史、校风校貌,激发学生的爱校热情进行了很好的教育。

二十年后同学相聚,学籍照片为校友感慨

    2011年9月14日,在宣城市卫生局工作的汪某在我校老师陪同下,来到档案室,想要查询1991年的学校招生信息,原来,他是在筹备二十年校友聚会事宜,要制作通讯录等材料,当年招生录取大表里有学生名单和地址等,要搜集全这些资料,他想到了原始档案。在调出1991年招生录取名册后,我们又建议从学籍照片入手,制作一个当年学生入学和毕业照片的光盘时,这名同志高兴不已,在看到照片后,连说太珍贵了,当场拍摄了两个班的照片(60人)。后来在校友联谊会上,毕业学子们看到从档案室翻拍的照片,感慨万千。档案的价值在于提供利用,这就是最好的体现。

历届学子考研(博)名单汇编为校情讲座增光添彩

    原皖医副院长受我校社科部委托,将对学生做一个专门的学校校情讲座,叙述建校50多年历程。为掌握历年考研(博)学生信息,充实讲座内容,他了解到档案室曾经做过的编研材料(历届学子考研(博)名单汇编)中有他需要的内容。2011年9月14日,他来到档案室,查找相关信息。经过检索,我们调出了《1976年――1998年我校历届毕业生考研名单》的编研材料,当他打开汇编,仔细看后,发现这份材料就是他所想要的。高兴之余,这位老领导连连感叹,档案编研是有价值的啊!

15年后中专部学籍档案为学生补全档案、再就业发挥了作用

    2011年9月29日,原中专部的辅导员老师受当年的学生之托来到档案室,她说,这个学生生源地是内蒙古自治区的,在皖医就读四年医士专业中专毕业工作后,几经跳槽,原始档案已经不知去向,而她现在又在新的单位,急需建全个人档案。她焦急万分,曾找了内蒙古自治区地矿局、人事厅等部门,查询均无果。情急之下,她想到了母校,找到当年的老师,抱着一试的心理,恳请能否在档案室找到她所需要的档案。听明来意后,档案室的工作人员打开软件检索工具,从1993年查到1997年,调取了从录取、学籍到毕业派遣证等九项相关内容,一一将原始档案调出复印,办理好手续后,交到她的老师手上。这位老师感慨地说:我的学生真应该感谢母校啊!她的档案这就补全了,帮她彻底解决了这个问题,她的工作单位也好接收了。我代她谢谢了!

研究生档案为学生晋升职称找到了凭据

    我校2004届药理学毕业研究生陈某现在在江苏无锡工作,因晋升职称需要第一学历(大专)的证明,但其毕业证书已遗失,若补办证书原件将耗去宝贵的时间,就会失去这次晋升职称的时机。2011年10月9日,陈某找到母校,请求在我校研究生档案中查找证书复印件。当年整理研究生档案归档范围中有学生学籍材料,通过检索,立即就调阅出来该证书复印件。这名学生拿到后如获至宝,连连称谢,说晋升职称时可以派上用了。

凭借学籍档案,补办毕业证明书

    2011年10月26日,我校2007届护专一班毕业生薛某某,学历文凭毕业证书不小心遗失了,需要申请补发毕业证明书,根据原国家教委学生司《关于使用统一印制毕业证明书的通知》(教学司[1996]8号)的相关规定,需到档案室复印学籍档案,经教务处核实学籍信息无误后吗,方能填写《高等教育补办毕业证明书申请表》。我们为她提供了当年的招生大表和成绩册,证实了其填报信息的真实性,为她申请毕业证明书提供了必要材料,解决了学生的燃眉之急。

一份表彰文件,帮助教工补齐了干部档案

    2011年12月21日,我校社科部韩教授经过档案室,他无意中说起2006年自己曾经荣获过省委组织部、宣传部、省教工委联合授予的“优秀德育工作者”称号,因为当年只发了文件,没有颁发荣誉证书,而这份上级来文的复印件他也找不到了,口说无凭,无从证明这份荣誉。他本来是要去组织部调阅的,没想到档案人员的效率这么高,只凭借关键词就查到了他所需要的文件,为他省了不少周折。凭借这份文件,就可以补齐他的干部档案了。

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