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2012年档案利用典型事例汇编
发布人:系统管理员 发布时间:2013-01-22  浏览次数:16

档案原件为毕业生调动户口出了力

    1986年就读我校口腔专科的学生刘某,毕业多年,经工作调动现在北京工作。因其本人工作岗位多次变动,档案不慎遗失。该毕业生刘某属北京市引进的高级人才,户籍部门为严格落实人才引进政策,证实其档案真伪,需要母校提供其原始学籍证明。2012年1月4日,根据他的要求,档案人员通过检索工具查找到他当年的招生录取名册。尤其值得一提的是找到了他当年毕业的学生派遣证,这让他非常欣喜,因为凭这张派遣证就能证明他曾经最初工作的经历,为完善其简历提供了原始证明,也更好地为户籍部门办理落户手续提供了有力依据。刘某非常感动,说经过这么多年,档案还保存得这么完好,真是为他办理落户手续出了大力!

 

确认学历真伪,档案做凭据

    2012年1月4日,综合档案室接到北京某公司的长途电话,希望我们能帮忙确认本校一名影像专业毕业生白某的学历真伪。由于社会上确实存在学历造假现象,用人单位对这名学生的学历真伪还存在疑虑。在征得这名学生的同意后,从网上查询到档案室电话,前来电话咨询,希望我们能够确认该生的学历真伪。工作人员根据该生提供的基本信息,在当年的毕业生名单中找到了这名学生的名字,证明了该生学历的真实性,打消了这家公司人事部门的疑虑。

 

通过检索关键词,一份即将失查的档案浮出水面

    2012年5月30日,我校张老师因为要评聘教师系列高级职称,评选条件中要罗列历年获奖结果。其中有一年她参加了全校讲师授课比赛并获奖的经历。据张老师回忆,当时只发了文件,没有获奖证书,自己也记不起是什么性质的文件了。我们根据其提供的关键词,在档案数据库中查寻,并扩大可查找范围,没有结果。这时,档案室有位老师想起当年创建校史馆,在馆内“教育教学”版块中有这位老师2006年参加我校讲师授课比赛时的图片。通过这张图片,再检索关键词,一下就搜索到了题名为《关于公布2006年度皖南医学院讲师授课比赛获奖教师名单的通知》的档案。张老师拿到复印件后,连连道谢,说这份档案为她申报高级职称提供了支撑,真是有价值啊!

 

公务员资格复审,档案来帮忙

    2012年6月12日,医学三系法医专业2012届应届学生陈某、项某、李某等来到档案室寻求帮助。这几名同学以应届学生身份报考了公务员考试,并顺利通过了初试。根据公务员招考程序,在面试前需要进行资格复审,以证明考生所学专业确实满足岗位专业需求,并确认其应届学生的身份。由于这几名学生还没有拿到毕业证书,需要到档案室查询当年录取信息。档案室工作人员调取了2007年高考录取名册,上面有他们的录取专业名称及录取年份、学制等信息,佐证了这三名学生所学专业,同时从学制上推算出其应届学生身份。三名学生非常高兴,说这样资格复审就可以顺利通过了。后来从他们辅导员那儿得知,这几名学生中已经有人资格复审合格,并顺利通过了公务员面试。

 

实物档案,为申报推免生提供有利支撑

    推免生,全称“推荐优秀应届本科毕业生免试攻读硕士学位研究生”,是指可以不用参加研究生考试而直接读研的一种情形。我校今年启动了2012年硕士推免生单位申报工作。在申报材料过程中需要提供我校相关专业曾获得国家级科研成果奖的系列材料,研究生部的老师想到了查询历史档案。2012年6月28日,钟老师来到档案室。在询问了事由后,档案人员在馆藏实物档案中查找到了该申报专业当年所获国家级科研成果奖的奖项,并提供了奖状的复印件。而这些奖项的获奖年代最远的已有25年了,如果不是实物档案基础扎实,馆藏丰富,也不会及时、如愿找到这批获奖材料的。研究生部的老师连连称赞道:档案做得好,关键的时候就会发挥作用!

 

一张毕业照片,为初办学历证明出证据

    2012年11月1日,原我校75级三队四班学生王某,找到档案室,她说现在要申报职称,需要毕业证书原件,她已不慎遗失。听明来意后。档案人员开始查找,查到了她当年的在校成绩、录取表及学籍,但她需要的毕业证书编号却一直没有查到。而这份毕业证书编号正是她如期毕业的有力证明。原来,在1975年,教学档案中还没有正式归档的毕业证书编号,这也难倒了档案人员。经不断回忆、入库查找,终于在一份“一九七八届(七五级三队)毕业生相片册”的档案中,通过一张毕业照片,找到了当年统一登记的毕业证书编号。这下,她乐坏了,看着这张珍贵的毕业照片,连声说:太感谢了!如果没有档案人员的敬业精神,尽职尽责为其查档,这个毕业证书编号真是找不到了!只有凭借这份原始的证书编号,相关部门才能给她补办学历证明啊!

 

学籍档案帮助毕业生完成建档心愿

    2012年11月2日,原2003届临床医学3班同学汪某,来到学校档案室,请求调阅当年的高考招生录取大表,成绩单、学籍表等。由于这位同学毕业后先后在几家医院工作,档案几经辗转,在此过程中被不慎遗失。现在由于该同学即将跳槽到新的工作单位,没有档案就无法办理入职手续。工作人员调阅了其从入学直至毕业的相关学籍档案,并复制盖章,为她重新健全档案提供了必要的材料支撑,帮助这名同学顺利完成建档心愿。

 

研究生档案为学子继续深造提供依据

    2012年11月21日,我校已毕业的研究生徐某请求复印当年的学籍资料,为进一步考博深造做准备。由于各校博士研究生的招考要求越来越严格,因此往往会要求学生提供尽可能详细的相关资料。应该生要求,档案室为其提供了在校成绩及硕士学位论文评阅表等一系列相关档案。该生称,没有想到档案室保存的档案这么详细,他考博所需的材料已全部齐集。

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