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2013年档案利用典型事例汇编
发布人:系统管理员 发布时间:2013-11-06  浏览次数:6095

 

学籍档案,还能为在校学生身份信息提供证明

    2013年3月15日,我校2010级临床医学专业本科四班在校学生章某,找到档案室。据他说,因为自己姓名中有生僻字,现在去银行办业务、实名购火车票、日后毕业工作等等都受到影响,给学习生活带来不便,他需要改名。因是在校生,经派出所指点,需要学校出具当年报考我校的新生录取名册。经核实学生身份,我们调出了三年前的招生录取大表,而他的姓名中“�”字确实如他所讲,是个生僻字,他要求复印给派出所证明,自己现在确实是在校生。给他办好手续后,章某高兴地笑了,说以后改名了,再也不用受这生僻字的烦恼了。

 

报考公务员、户籍入户,档案来帮忙

    2013315日,原医学三系法医专业2008级学生王某,来到档案室寻求帮助。他说,自己于2012年下半年参加了四川省遂宁市公安系统法医职位的招考,但是,因为自己入学时遗失了户口,导致户籍一直未落户。现在面临公务员应聘,而且已经进入政审环节了,急需提供原户籍证明。他先找辅导员询问,再问到档案室来。我们通过查阅2008年学校招生录取名册,在法医专业里看到了他的录取信息。这样,既能证明他报考职位可以满足岗位专业需求,又证明该学生目前确系我校在校学生。为他去办理户口的入户提供了原始档案,也为他现在面临的政审提供了档案证明。这名学生真的很高兴,说这份档案帮了他大忙啊!

 

基建档案,为子女顺利就学提供凭据

    2013530,我校职工刘某因孩子上学的学校需要核对住址,申请借用天置山庄小区房屋所有权证(新芜区字第2005010476号),因为其现居地房屋与集体户的地址不同。子女就读的学校需要核实家庭地址,家庭地址的区域确定,涉及到子女就学学校的问题,特地到档案室借取这份档案,顺利证明了其地址的真实性,为孩子顺利就学提供了方便。

 

一份协议书,最终成为职称评审的佐证

    病理解剖学教研室的陈老师在评聘高级职称时,发现自己的毕业证姓名与身份证、户口的姓名不符,他说,当年注意到这个问题,原因是当时考大学时当地招生办写错了,这一错就错了大学五年。但,因为没有影响到他的利益,就没有管了。可是,现在却给申报职称材料造成了麻烦。人事部门说需要提供当年入学大表等能证明他的姓名的材料。2013619日,陈老师心急火燎地找到档案室来。在说明情况后,我们查阅了6相关档案,实际情况是:当年招生录取名单中确实是错误的名字。经过我们启发、询问,他也不敢肯定地回忆说,当年毕业时自己和学校签订了一份协议书,这份材料是自己签字、学校盖章的。应该能证明后来改过姓名了。于是继续调阅档案,终于在1997-XZ12-7的人事档案里找到了他说的协议书。陈老师如获至宝地左看右看,呵呵笑着说,这就是它了!这下,我就有材料能证明了。查阅的过程虽然枯燥、繁琐,但工作的结果却体现着档案的价值――有效服务。

 

收费许可证更换,执业文件为凭

    201371,财务处由于需要更换收费许可证,特到档案室调取当年政府批准执业的文件。工作人员通过计算机检索,调取了文号为革政字[1974]69号的文件,文件有当年批准学校执业的相关批示,财务处以此文件为凭,顺利办理了换证事宜。

 

多份档案原件,支撑学科建设(振兴计划)申报

    2013731日,正值酷暑难耐。档案室接到药学院打来的求助电话,需要我们协助查找从1981年至2009年相关一系列的档案,这是药学院申报学科建设(振兴计划)所需要的材料。这批档案时间跨度久,相关内在联系性不强,查找难度大。我们静下心来,和药学院的魏老师一起,从最初1981年的药学硕士学位授予权开始,一直找到2009年学年初报表关于药学本科、硕士学位授予人数。因为,这些数据就能证明我校药学专业具备申报条件,为申报药学重点学科打下基础。魏老师拿着这批档案复印件时,说:我们有了这些资料,更有信心能申报成功了!这次向省级部门上报的准备材料齐全,而且也为将来申报药学一级学科硕士授予点作好了准备,太感谢档案部门的通力合作了!

 

档案原件,为毕业生购买首套房享受优惠政策提供方便

    2013925日,我市海螺医院孙某、王某俩夫妻来到学校档案室,请求查证自己当年档案。原来,他们结婚后,要购买首套房,按照国家政策,如果能证明自己是本科毕业学历,即可以享受免于交纳买卖房屋契税孙某1995年毕业于我校,在去房管局办理相关契税优惠时,因网上查询不到母校毕业的有关信息,无法证明自己学历真伪,当即告知不能享受优惠。情急之下,想到母校调阅档案。我们了解情况后,调取了当年学生的学籍原件。经查,孙某确系我校1995届毕业生。办理利用档案登记手续后,他俩非常高兴,说这下能节省一笔近两万元的房屋契税费用了。当他俩拿着复印材料连声感谢时,我们感到心中暖洋洋的。

 

购房面积超不超标,档案说真话

    2013929日,我校国资处胡老师来档案室。他说,根据教育厅《关于做好省属高校干部房地产信息登记报告工作的通知》(皖教工委函[2013]62号)要求,需要核查我校12位老师在1999年参与学校房改购房资料。但现在,据这些老师回忆,当年他们购房改房时,因为职务、职称等符合当时购房条件,房改购房的超面积属于政策规定范围。加上时隔十余年,当年这些职工超标面积是按什么规定?怎么处理的?经办人也回忆不起来了。因为这牵涉到教工们自身利益,胡老师于是找到档案室,说明来意后,我们着手查找这批房改资料。当在档案软件里输入具体老师姓名时,立即检索出当年购房信息,这与我们著录原始信息时,准备充分有关(根据工作经验,估计到日后可能会出现这类检索教工购房详细信息的需求)。当将这批教工购房原始档案调出复印后,胡老师手拿资料说:就凭借这些购房审批表、领导批示,当年他们房改购房面积超标的办理情况一目了然核实了情况,自会消除这些老师们的疑虑。档案确实是会说真话啊!

 

学籍档案,为考研提供材料

    20131021日,我校毕业生刘某,因不慎将毕业证书遗失,他正面临研究生考试资格审查,需要证明其毕业生的身份,特地委托其在我校就读的同学带着委托书和刘某的身份证原件到档案室寻求帮助,工作人员调取了刘某当年的录取名册,学籍成绩册等档案,为其复印并加盖了档案室的公章。特别是从档案中发现了该生当年的毕业证书编号,便于负责该生报考的学校上网审核。为其顺利考研提供了必要的材料支撑及学籍证明。

 

一声询问,上级批复文件寻找有了眉目

    20131024日,我校第二附属医院财务科谢科长急匆匆地来到档案室。他拿着机要科写的一个文号请求我们帮助查找一份重要文件。这是关于二附院整体移交给我校后,要去上级部门落实经费划拨,以解决医院实际问题,他们急需拿到这份重要的上级批复。经过我们核查,没有发现这份文件。我们随后认真询问了相关情况,谢科长概括说明了事由。凭着档案工作经验,我们意识到,可以试试其他途径。在打开“2012-XZ11-9”盒归档文件时,发现其中第28件里有一份文件,里面有财预[2012]××号文件字样。二附院的谢科长非常高兴,他说,这个信息很重要,按图索骥,就凭这个文号,找到文件不难了,你们给我节省了好多时间啊!大大提高了我们的办事效率,谢谢你们认真细致的询问,如果不多问声,我还要多费不少周折啊!

 

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